Pengertian Pengawasan, Proses dan Syarat Efektivitas Pengawasan
1. Pengertian Pengawasan
Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang khusus berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya. Berikut beberapa pendapat tentang pengertian pengawasan, antara lain :
Menurut Fayol H. Sistem pengawasan manajemen (management control system) dalam Harahap S.S. (2001 : 10), bahwa pengawasan mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan rencana yang ditetapkan, perintah yang dikeluarkan, dan prinsip yang dianut. Juga dipakai untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan agar dapat dihindari kejadiannya dikemudian hari.
Menurut Duncan. Sistem pengawasan manajemen (management control system) dalam Harahap S.S. (2001 : 10), mendefinisikan pengawasan sebagai tindakan yang menentukan apakah rencana tercapai atau tidak (the act of determining wehether or not plans have been accomplished).
Menurut Sujamto. Sistem pengawasan manajemen (management control system) dalam Harahap S.S. (2001 : 10), seorang yang berkecimpun dalam pengawasan keuangan negara, mendefinisikan pengawasan sebagai segala usaha dan kegiatan untuk mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas atau kegiatan apakah sesuai dengan yang semestinya atau tidak.
Kemudian menurut Tjitrosodo S. Sistem pengawasan manajemen (management control system) dalam Harahap S.S. (2001 : 11), bahwa yang dimaksud pengawasan (pengendalian) adalah tindakan pengaturan dan pengarahan pelaksanaan agar suatu tujuan tertentu dapat dicapai secara efektif dan efisien. Cirri-ciri utama pada pengawasan (pengendalian) adalah wewenang dan keterlibatan didalamnya.
Selanjutnya menurut Terry G.R. Sistem pengawasan manajemen (management control system) dalam Harahap S.S. (2001 : 11), bahwa pengawasan yaitu suatu usaha meneliti kegiatan yang telah serta akan dilaksanakan. Pengawasan berorentasi pada objek yang dituju dan merupakan alat untuk menyuru orang-orang bekerja menuju sasaran yang ingin dicapai.
Sedangkan menurut Williams C. (2001 : 273), bahwa pengawasan (pengontrolan) merupakan proses umum dari standar baku untuk mencapai tujuan organisasi. Membandingkan pelaksanaan aktual dengan standar-standar tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan apabila diperlukan.
Merujuk pada beberapa pengertian pengawasan yang dikemukakan sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa pengawasan merupakan segala kegiatan dan tindakan untuk menjamin agar penyelenggaraan suatu kegiatan tidak menyimpang dari rencana yang digariskan sebelumnya untuk mencapai tujuan. Artinya pengawasan dapat menjamin kesesuaian tindakan dengan rencana kepada pencapaian tujuan organisasi.
2. Proses Pengawasan
Untuk melaksanakan pengawasan para peneliti dan praktisi telah mencoba meluruskannya dalam bentuk prosedur atau proses kegiatan yang dilalui dalam melaksanakan fungsi pangawasan. Berikut beberapa pendapat, antara lain :
Menurut Belkaoui. Sistem pengawasan manajemen (management control system) dalam Harahap S.S. (2001 : 35), bahwa langka umum yang diikuti dalam proses pengawasan, meliputi :
1) Penyusunan tujuan.
2) penetapan standar.
3) pengukuran hasil kerja.
4) perbandingan fakta dengan standar.
5) perbaikan tindakan koreksi.
Kemudian menurut Williams C. (2001 : 274-279), bahwa proses pengontrolan terdiri dari :
1) Standar, merupakan dasar perbandingan untuk mengukur tingkat pelaksanaan organisasi yang beraneka ragam adalah memuaskan atau tidak memuaskan. kriteria pertama untuk standar yang baik adalah bahwa hal tersebut harus mampu mencapai tujuan.
2) Perbandingan standar, adalah membandingkan prestasi aktual dengan standar-standar prestasi.
3) Tindakan perbaikan, adalah mengidentifikasikan penyimpangan prestasi, menganalisisnya, kemudian mengembangkan, dan melaksanakan program-program untuk memperbaikinya.
4) Proses dinamis, bahwa pengontrolan merupakan proses yang dinamis dan berkesinambungan. Hal itu dimulai dengan prestasi nyata dan mengukur prestasi tersebut.
5) Pengontrolan umpan balik adalah mekanisme untuk mengumpulkan informasi tentang ketidak sempurnaan prestasi setelah terjadi.
C Syarat Efektivitas Pengawasan
Berkaitan dengan bagaimana efektifnya suatu pengawasan, maka berikut beberapa pendapat mengenai syarat-syarat agar pengawasan berjalan efektif, antara lain :
Menurut Certo. Sistem pengawasan manajemen (management control system) dalam Harahap S.S. (2001 : 44-45), bahwa agar pengawasan sukses, maka harus disadari bahwa :
1) Sistem kontrol tertentu hanya berlaku untuk suatu organisasi tertentu. Artinya suatu sistem kontrol tidak akan dapat berlaku untuk semua badan (lembaga).
2) Kegiatan kontrol harus dapat mencapai beberapa tujuan sekaligus, bukan hanya tujuan sektoral tetapi tujuan luas lainnya.
3) Informasi untuk maksud kontrol harus diperoleh tepat waktu.
4) Mekanisme kontrol harus dipahami semua orang yang ada dalam organisasi.
Kemudian menurut Duncan. Sistem pengawasan manajemen (management control system) dalam Harahap S.S. (2001 : 45), mengemukakan beberapa sifat pengawasan yang efektif, sebagai berikut :
1) Pengawasan harus dipahami sifat dan kegunaannya, oleh karena itu harus dikomunikasikan.
2) Pengawasan harus mengikuti pola yang dianut oleh organisasi.
3) Pengawasan harus dapat mengidentifikasi masalah organisasi.
4) Pengawasan itu harus fleksibel.
5) Pengawasan harus ekonomis.
Sedangkan menurut Bailey. Sistem pengawasan manajemen (management control system) dalam Harahap S.S. (2001 : 45), mengemukakan beberapa syarat agar pengawasan dapat berjalan dengan efektif ditinjau dari kacamat akuntansi, antara lain :
1) Struktur Organisasi yang baik yang dapat menunjukkan secara jelas perbedaan antara hak dan kewajiban masing-masing pejabat.
2) Sistem otorisasi dan tanggung jawab yang jelas.
3) Struktur akuntansi yang baik yang memiliki ciri :
Adanya daftar susunan perkiraan.
Pedoman akuntansi.
Daftar tugas yang jelas diantara para pegawai pelaksana.
d. Menggunakan perkiraan kontrol.
Selalu memakai dokumen yang sudah diberi nomor.
Metode lain dianjurkan untuk digunakan sepanjang dapat memperkuat sistem pengawasan.
4) Kebijakan personalia yang baik.
5) Adanya badan atau staf internal auditor yang independen dan kuat.
6) Dewan pengawasan (komisaris) yang kompeten dan aktif.
sumber: ilmu
sumber: ilmu