Sebagaimana diketahui bahwa semua perusahaan industri baik disengaja maupun tidak, selalu mempunyai persediaan bahan baku. Baik kepada perusahaan besar, maupun perusahaan menengah ataupun perusahaan kecil, masing-masing akan mempunyai persediaan bahan baku, dalam jumlah dan keadaan yang berbeda-beda, tetapi pada prinsipnya semua perusahaan mengadakan persediaan bahan baku. Keadaan ini disebabkan karena bahan baku akan dipergunakan untuk proses produksi dalam perusahaan, tidak dapat didatangkan/dibeli secara satu per satu sebesar jumlah yang dipelukan serta pada saat bahan tersebut akan dipergunakan. Dan apabila terjadi persediaan bahan baku yang dipesan belum juga datang, maka kegiatan produksi akan terhenti karena tidak tersedianya bahan baku yang dipesan untuk kebutuhan produksi tersebut.
Disamping itu persediaan bahan baku yang terlalu besar juga tidak akan menguntunkan perusahaan, sebab persediaan yang terlalu besar akan menyerap dana perusahaan dalam jumlah yang besar pula, biaya menyimpan yang besar serta semakin tingginya resiko kerusakan, bahan, resiko kecurian, dan resiko lainnya yang mungkin timbul akibat menyimpan persediaan.
Beroperasi tanpa menyelenggarakan persediaan bahan baku yang tidaklah mungkin. Akan tetapi persediaan bahan yang terlalu besaruya merugikan perusahaan, sebaliknya persediaan bahan baku yang terlalu kecil juga tidak menguntungkan. Untuk mempertahankan tingkat persediaan seperti apa yang dikemukakan oleh Mages, (2002 : 107) mengemukakan sebagai berikut :
1. By keeping inventories well under control and,
2. By fixing inventory levels and plans based an clor assesment and balancing of risks.
Jadi pengendalian persediaan sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Untuk mempertahankan tingkat persediaan sebaik mungkin maka diperlukan suatu kontrol/pengendalian. Dan dalam hubungan ini Mages dan Boodman (2002 : 112) selanjutnya untuk mengemukakan bahwa pengawasan dalam persediaan bahan baku sangat berhati-hati, karena sangat menentukan hasil produksi berkulitas atau tidaknya, sehingga dalam produksi perlu mendapat perhatian utama bahan baku jangan sampai hasil produksi itu tidak bisa bersaing di pasaran. Mengingat banyaknya perusahaan yang menjadi saingan dalam bidang yang sama.
Dalam mengadakan kontrol atau pengendalian persediaan perlu sekali untuk mengadakan penyesuaian sistem pengawasan guna mencegah kegagalan dari rencana produksi atau tehnik skhedulingng. Oleh karena itu bagi suatu perusahaan dengan adanya persediaan bahan baku maka akan dihadapi dengan resiko terlampau sedikitnya persediaan atau terlampau banyaknya persediaan.
Untuk menghindari hal tersebut di atas diperlkan adanya suatu sistem pengendalian bahan baku yang merupakan tujuan diadakan pengawasan persediaan. Pengendalian bahan baku perusahaan akan mencukupi baik jangka panjang, menengah maupun jangka pendek.
Dengan demikian dalam pengendalian bahan baku ini diperlukan adanya kegiatan-kegiatan yang saling terpadu dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengendalian bahan baku ini perencanaan produksi, penyusunan skhedul operasi produksi serta pengendalian proses produksi merupakan kegiatan-kegiatan yang berhubungan erat dengan pengendalian bahan baku, sehingga sangat diperlukan keterpaduan dari kegiatan-kegiatan tersebut. Disamping itu kegiatan-kegiatan lain yang menunjang kegiatan-kegiatan produksi seperti misalnya perencanaan kas, perencanaan penambahan peralatan produksi serta perencanaan penjualan haruslah dikoordinir dengan baik secara keseluruhan
Dari keterangan di atas dapatlah disimpulkan bahwa pengendalian persediaan adalah merupakan kegiatan yang dapat membantu perusahaan agar penggunaan modal pada persediaan seefisien mungkin. Hal ini berarti bahwa pengendalian persediaan memegang fungsi pengendalian dalam tiap-tiap jenis perusahaan adalah berbeda.
Dalam pelaksanaan fungsi-fungsi ini berhubungan erat dengan seluruh bahagian yang ada dalam perusahaan dimana merupakan suatu sistem secara terpadu dengan tujuan agar proses produksi dapat berjalan secara kontinue. Dalam hubungan ini salah satu alasan yang berlaku dan menjamin keuntungan atau manfaat yang diperoleh melebihi biaya dan resiko yang ditimbulkan oleh pengadaan persediaan tersebut.
Besar kecilnya biaya tersebut sangat dipengaruhi oleh besar kecilnya persediaan yang diadakan. Sebagaimana telah dikemukakan bahwa dalam kegiatan operasi perusahaan, persediaan merupakan salah satu unsur yang akan diakibatkan beberapa unsur dalam beberapa fungsi seperti fungsi pembelian, penjualan dan produksi dalam usahanya mencapai efektifitas dan efesiensi pada bagiannya masing-masing mempunyai pengaruh langsung atas tingkat persediaan yang selalu cendrung untuk mengadakan persediaan yang lebih besar tanpa memperhatikan aspek biaya atau kerugian yang mungkin timbul oleh penyimpanan persediaan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan. Oleh sebab itu untuk menjamin suksesnya pelaksanaan pengendalian persediaan diperlukan adanya fungsi tertentu dalam organisasi perusaha an untuk melaksanakannya dengan wewenang dan tanggung jawab yang harus dinyatakan dengan jelas. Pelaksanaan fungsi ini mempunyai kontrak langsung dengan fungsi lain berhubungan dengan prosedure penerimaan, penggunaan dan penjualan barang yang disimpan sebagai persediaan. Oleh karena pelaksanaan fungsi ini berhubungan dengan seluruh bahagian, maka fungsi ini memainkan peranan penting sebagai koordinator yang membahas kegiatan mengenai kebijaksanaan umum agar usaha pembelian dapat terlaksana dengan cara yang menguntungkan. Pemesanan atau pembelian bahan dalam penga-wasan persediaan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
3 Order point system, adalah suatu system atau cara pesanan bahan, pemesanan bahan dilakukan apabila persediaan yang ada telah mencapai suatu tingkat tertentu.
4 Order Cycle system adalah suatu system atau cara pesanan bahan dimana jarak atau interval waktu dari pemesanan tetap.
Dengan order point system, ditentukan jumlah dalam persediaan pada tingkat tertentu merupakan batas waktu dilakukannya pemesanan yang disebut “Order Point” atau “Reorder Point”. Apabila bahan-bahan yang tersedia terus dipergunakan maka jumlah persediaan semakin menurun dan sampai suatu saat akan mencapai titik batas dimana pemesanan harus diadakan kembali.
sumber: ilmumanajemen